cp.1 企画段階でやったこと

映画をみる

私が「隣る人」と出会ったのは2012年の6月、東中野のドキュメンタリー映画専門館「ポレポレ東中野」でした。この映画に感動したのは言うまでもありませんが、感動すると知人に観てもらいたくなりますよね。

ところが、こうした国内制作のドキュメンタリー映画の多くは単館上映であり、上映期間も短いのです。さらに「隣る人」は、児童が画面に映っていることから人権に配慮し、DVDなどのメディア販売をしません。誰かにこの映画を観せたいとか、自分でもう一回観たいのであれば自分で自主上映会をやるしかありません。

「自主上映会か…」と考えつつそれから1年半が過ぎていました。やがて「このままでは思っているだけで終わってしまう」と焦り、具体的な行動を始めたのは1年半後のこと。具体的に何をしたのかと言うと、周囲の知人に「やりたい」「やる」と口にすることでした。

映画の制作者とコンタクト

それから上映会に向けて情報収集することにしました。「隣る人」の公式ウェブに「自主上映」のページがあり、申し込み方法や料金についての記述があります。それで収支や来場者の見積もりなどペーパー上でシミュレーション。この段階では夢と不安が交互にあります。子育て活動で知り合ったあの人や、社会問題に意識のあるあの人が見てくれたら、しかし、実際どのくらいの人が来てくれるのか、もし赤字になったらどうするのかなど。

そのうちに大井町で、しながわチャイルドラインという団体が「『隣る人』上映とトーク」というイベントをやることが分かり、これに行ってみることにしました。それは大きな会場で、聞いたところによると600人ほどの来場があったそうです。満足度の高い、すばらしいイベントでしたが、それにもましてよかったことは、「隣る人」企画者の稲塚さんと話ができたことです。

ほんの立ち話でしたが、稲塚さんに「新宿区でやりたいと思っている」と伝え、名刺交換することができました。「相談があればいつでも連絡して」と言ってもらえたのが心強かったです。

協力者を探す

さて、この段階では私はまだひとりで動いていました。あるイベントでトークをする機会があり、そこで「上映会をしたいと思っている」と話したところ、参加者のひとりが「どんな映画ですか、協力しますよ」と言ってくれたのです。それは、この上映会で共催してくれることになったCAPユニットのMさんです。

上映会後のうちあげで、Mさんに「あのとき協力すると言ったのは、その他大勢のひとりとしてのつもりだった」と打ち明けられるのですが、Mさんは名実ともに共同企画者としてあちこちの打合せに同行してくれたり、アドバイスをくれたりしました。ひとりではなく誰かとイベントをやるというのは心強いもので、どれだけ助かったかしれません。

企画書をつくる

さて、上映会が具体化してくると区役所や社協に話をすることになり、そのためには企画書が必要になります。それでメモだったものをベースに企画書を書いてみました。

企画書は大体、A4ペーパー２〜３枚で以下の項目に沿ってまとめました。実施要項や共催、後援はこの時点では不明なので予定としました。予定の項目は（予定）と明記する必要があります。

• タイトル
• 日付
• 団体名
• 概要
• 実施要項（日時、会場、料金、人数など）
• 収支計画
• 体制（主催、共催、後援など）
• 前回の実績（あれば）
• 連絡先
• 団体について

ファイルを参照

予算計画をつくる

企画書には予算書が必須です。公的機関の協力や助成を受けるためには、信頼の置ける決算をしている、あるいはする団体であることを納得してもらわなければなりません。その証拠のひとつが予算計画です。

予算計画には必要な経費と予想される収入を表にして、その差額を明示します。

ファイルを参照

経費の項目は、見積書や料金表などの算出根拠資料が必要です。近ごろではアマゾンで商品ページを印刷してこれに使用することもあります。

収入は上映会参加料の合計と助成金、協賛金などになります。新宿区は利益のあるイベントは後援の対象外でした。また、新宿社協の助成も黒字のイベントはダメでした。マイナス（赤字）にするか、ちょうど０にするなどの調整が必要になります。

団体概要をつくる

同じくイベントを主催する団体についての資料が必要です。私は以前から小規模に活動しているスキルボート早稲田で映画上映会を主催することにしました。

団体の概要は大体、A4ペーパーで２〜３枚です。必要な項目は以下です。

• 団体の目的
• 団体の概要（名称、所在地、連絡先、設立年月日、会員数）
• 会則
• 会員名簿
• 活動実績

ファイルを参照

区役所が後援依頼を審査するとき、会則に「入退会は自由であること」「特定の政治団体や宗教団体に関係がないこと」をチェックします。また、会員の３分の２以上が区内に住所があるか通勤していなければなりません。なので会員名簿には会員住所の記載が必要です。

後援を申請

さて、企画書、予算計画、団体概要ができましたので区役所に後援申請に行きました。

自治体（市や区）の後援はあると便利ですのでぜひともとってください。例えば、チラシを施設や学校に設置してもらうとき「区の後援があります」というだけで対応が違います。また、地域センターのホールを予約するときもそうです。自治体によっては後援事業枠というのがあって、優先的に会場を予約できるかもしれません。

新宿区の地域センターには後援事業向け料金が設定されています。これだと登録団体料金のさらに半額になります。

後援申請は、正式には「後援名義使用の許可申請」と言います。区役所の窓口に行って、「後援名義使用を申請したい」と言うと担当者が相談にのってくれます。そのときの窓口は映画の内容に関連する部署に行くべきです。例えば学校についての映画であれば教育委員会、保育園についてであれば保育課などです。ただし、どの部署から後援が出ても「後援：◯◯区」となります。

企画書、予算計画、団体概要を持って窓口で事業について説明し、もし可能性があれば申請書を渡されます。その場でOKと言われることはありません。その時に注意されたのが前記の「イベントには利益が出ないこと」ということです。収益の出ることに区役所が便宜をはかることはできない、というのが区役所の基本的な考え方です。

申請書を後日郵送したら、1週間後に審査結果が送られて来ました。「後援名義使用の許可証」という書類です。

さて、後援を受けるとイベントについての説明責任が生じます。主催者はイベントが終了したらすみやかに区役所に報告書を送らなければなりません。また、日時や会場などが変更になったら、判明した時点でその旨を連絡しなければなりません。

私は会場の抽選に外れて予約日が翌日になってしまったので、再度許可証を発行してもらいました。また、チラシは印刷する前に担当部署にチェックしてもらわなければなりません。

cp.3 広報と集客について

チラシの作成

イベントの告知はネットが主流という声もありますが、手元に持ってあれこれ見ることができるチラシは今でも有効な広報手段だと思います。そのためには適切な入手経路と分かりやすく見て楽しいデザインであることが大事です。できれば、デスクのそばに貼って眺めてもらえるようなものがいちばんです。

ファイルを参照

「隣る人」の企画者稲塚さんにチラシに使える写真素材を送ってくださいとお願いしたら、すぐにメールに添付して送ってくれました。それを使ってInDesignというレイアウトソフトでデザインをしました。たまたま私がこうしたソフトに慣れているので使いましたが、もちろんワードやパワポでもいいでしょう。意外と手書きチラシのほうが好感度が高いとも言われています。

大事なのは必要な情報が見やすく表示されていることです。チラシに必要な項目は以下です。これだけを大きい字で分かりやすく書くことを意識すればいいのではないでしょうか。

• タイトル
• 概要
• 日時
• 場所
• 料金
• 申し込み方法
• 連絡先

印刷はネットで申し込みするとかなり低価格になります。私は東京カラー印刷という会社を見つけてデータ入稿しました。8日後に完成。A4表カラー、裏モノクロ、3,000枚で約6,000円でした。

チラシの配布

さて、チラシができたら配布しなければなりません。子育て世代が行きそうな施設を検討して、具体的には以下を選定しました。

• 子ども家庭支援センター（区内5箇所）
• 児童館（区内15箇所）
• 図書館（区内10箇所）
• 区役所の教育委員会、子ども家庭部の窓口
• 特別出張所（区内10箇所）

チラシ配布予定リスト

特別出張所は後援の担当部署を通じて区役所の交換便で送ってもらいました。

チラシの配布は知人にチラシの束を渡して、こことあそこをよろしくとお願いしました。私も自分で児童館や図書館などに行きましたが、各施設3分位、自転車で10箇所まわって1時間位です。

施設でお願いするときは新宿区の後援が効果的で、「新宿区に後援されているイベントなのですが、チラシを置かせてくれませんか」というと、どこも気持ちよく受け取ってもらえます。ただ、すでにチラシがたくさんあって「30枚はいらない20枚でいい」という声もありました。

ところで、たまたま思いついて高田馬場駅近くの保育関連の専門学校に行きました。そこでチラシを置いてもらえないかと聞いたところ、対応してくれた人が「隣る人」を知っており、気持よく受け取ってもらえました。これが意外と大きな反響につながり、この学校の生徒さんがかなりの数で来てくれたのです。みな真剣に鑑賞してくれました。思いつきでもやってみるものだなと思いました。

チラシの設置は10月半ばから始めたのですが、上映会当日は12月20日。いまから考えると、10月にチラシを手にとっても12月の予定は不明である人が多いので、やや早すぎたようです。あとで考えようとしまっておくとなくなっている…。なので12月初頭にラックにあるくらいがちょうどいいのかもしれません。

facebookページをつくる

いまどきだとイベントの告知はネットでというのが当たり前になっています。facebookイベントにしようか、Twitterにしようかと考えたのですが、活動の記録をタイムラインとして残すためにfacebookページにしました。

https://www.facebook.com/tonaru.hito.shinjuku

最初のポストから見ていただくと分かるのですが、最初に私が「隣る人」を見たのがタイムラインの始まりになっています。そして活動をするごとにポストがあり、辿って行くと活動の進捗が見えるようになっています。

私は以前から、イベントをするのならやって終わりではなく、活動のアーカイブをするべきと思っていました。イベントは1回限りのものですが、市民活動はどう活動したかという経緯も重要だと考えるからです。その点でタイムラインで活動の流れを記録できるfacebookページは理想的なアーカイブツールでした。

一方で広報的効果ですが、facebookページ経由で上映会のことを知ったという方もそれなりにいました。また、多くの方がfacebookページで準備が進むのをみて、期待を高めてくれたらしくポストするたびにイイネしてくれる常連さんもあらわれました。

ボランティア団体にとって、新しいニュースを伝える方法はネット以外にはありません。この上映会では、11月の半ばになって託児を受け付けられることになり、facebookページで告知しました。また、11月終盤に定員がいっぱいになってしまったこともfacebookページで告知できました。

ニュースリリースを出す

新聞や雑誌などのマス・メディアは効果的ですがお金がかかります。でも、広告費は出せないが、記事やガイド欄の掲載なら無料です。どのメディアにもプレス・リリースの受け付け窓口がありますので、これに投稿し、もし掲載されればもうけものくらいに考えておくのがいいと思います。

私も日経新聞、毎日新聞、朝日新聞などにニュースリリースを送りました。先方には毎日大量に届くらしいので担当者の目にとまるのはかなり確率が低いでしょう。

そのうち一紙だけ返事がありました。イベントガイドのページに掲載してもいいとのことです。しかし、愛読者招待席を20席用意してほしいとのこと。よく考えてお断りしました。何日かの連続上映であれば20席のマイナスは補えますが、1回120席のみの上映ですので意味はないとの判断です。

私たちはそんな結果でしたが、それでも掲載されたら効果は大きいし、プレス・リリースを送ってもコストはかからないのでやっておくべきだと思います。

「広報しんじゅく」へ掲載

いろいろな経験から「広報しんじゅく」は効果的だと思っていました。自治体の広報誌はどこにもあると思うのですが、考えてみるとすごく有力なメディアですね。新聞の折込によって区内のすべての家庭に送られる（新聞をとっていれば）。区の施設にはかならず設置される。新宿区ではたぶん全人口33万人の50％にはリーチするのではないでしょうか。

広報しんじゅく(2014.12.5号）「隣る人」上映会の記事は6ページに掲載

ボランティア団体がこれに掲載されるのは、1年に1回限りという決まりがあります。しかし、区の後援があれば優先的に掲載可能。この点でも区の後援は最初にいただいておくべきという理由がありますね。

広報しんじゅく「区民のひろば」掲載申し込みについて

私も後援を担当してくれた部署を通じて「広報しんじゅく」への掲載をお願いし、12月最初の週に掲載されました。

残念だったのは、その時点では定員に達していたことです。そこで「広報しんじゅく」用に急遽追加受付枠20席をもうけましたが、掲載日の午前中には埋まってしまいました。すごい効果。次回はタイミングを調整しながら、もっと効果的に「広報しんじゅく」を使おうと思っています。

cp.5 会場の決定と設営・上映

地域センターの予約と抽選

準備期間中、いちばん緊張したのが会場の予約抽選日でした。戸塚地域センターの場合、利用月2ヶ月前の第1土曜日に抽選を行うのです。ここで良い日時に予約が取れるかどうかが集客に大きく関わってきます。

登録団体は抽選会場に行って、申込用紙を書いてから待機。時間になると受付順に裏返したカードを引きます。そのカードの番号が予約の順番なのです。これが若い番号であるほど希望通りの日時に予約をすることができます。私はそのとき何と8番を引きました。ラッキーでした。

それで8番目に予約テーブルに行きましたが、第一希望の土曜日の夜は既に取られていました。仕方なく翌日曜日の夜を予約しました。最高ではありませんが、満足の行く結果になってほっとしました。

それにしても地域センターを会場にする場合は、このように予約の点で不安があります。区民ホールであれば半年前に予約可能ですが、金額がかなり違う。民間のホールも同じくです。低予算の自主上映会企画は、このように会場をどうするかが大きな課題です。

最近ではカフェや倉庫、空き地などのオルタナティブスペースという選択肢もあります。お寺というのも注目されています。先日行った逗子映画祭は夜の浜辺でした。今後はちょっと変わったスペースでの上映会もやってみたいと思っています。

ちなみに、会場と日時の決定は、cp.3とかcp.4より前のことです。広報や受け付けを開始したのは、もちろん日時が決まってからのことです。

会場設営テスト、収容人数の決定

会場が決まったら上映会の現場をチェックをする必要があります。

会場の定員としては160名とされているのですが、実際には椅子を並べて、スクリーンが見えるかどうかを確認しなければなりません。地域センターの会場は「多目的ホール」であって、普通のホールではありません。フローリングにならんだ椅子に座ると前席の人の背中でスクリーンが見えないようでは困ります。

それで、いろいろと並べ替えて検討した結果、席数は120名から130名となりました。また、スクリーン前の20人ほどは、シートを敷いて平場に座ってもらうことにしました。平場のためにクッションも用意することになりました。このように会場で検証してみて分かることがたくさんあります。スタッフは何回か会場に現地調査に行かれることをおすすめします。

また、リマインドメールで会場の一部が平場になることは伝えておきました。

上映機材、PA機材を確かめる

映画の上映会ですから、映像と音のクオリティはとても重要です。自主上映会に行くと、大きな会場なのにプロジェクタが会議室用の小さなもので、大丈夫かなと思う時があります。戸塚地域センターの場合、天井吊り型のかなり大きなプロジェクタが設置されていましたので安心しました。実際にテスト上映映してみると映像も音も素晴らしいクオリティでした。

事前に会場の方から、昼間は日差しが入って映像が見えにくくなると言われていました。確かに会場背面のガラスにカーテンがなく、ここから日差しが入るとスクリーンが明るくなってしまいそうです。上映会の開始時刻を夜に設定したのはそれが理由です。子育て世代には土曜か日曜の午後が適切だと思いましたが仕方ありません。

トークには司会を含めて3名が登壇するのでマイクは3個必要です。そのテストもすませて準備万端。このとき良かったと思ったのは、映像・音響機材を担当するスタッフがいたことです。細かいことですが、こうした失敗の許されない部分を任せられるスタッフがいるのは本当に助かります。

AEDと非常口の確認

スタッフの打ち合わせで私が唯一強くお願いしたのは、あらかじめAEDの場所、非常階段、会場照明のスイッチを全員が覚えておいてくださいということでした。イベントをやって、病人が出る、けが人が出る、災害が起きることは仕方ありません。しかし、その対応ができなかったとしたらそれは一番の後悔になるのではないでしょうか。イベントで多くの人を集めるということは、それだけ多くの人の安全に責任を持つということでもあると思います。

cp.7 アフタートークについて

トークのテーマを決める

今回の上映会では映画上映後に、企画の稲塚さんとCAPユニットの門馬さんによるアフタートークを行いました。「隣る人」は児童養護施設の日常を映すドキュメンタリーでしたので、児童養護施設についてがテーマとなりました。

門馬さんはCAP（児童虐待防止プログラム）の講師で各地の児童養護施設に何度も足を運んでいます。

打ち合わせのときトークの方向性について私が特に希望したのは、児童養護施設という特殊な環境についての話に収斂させず、一般的な子育てという方向に広がっていくようにしてほしいということでした。

私がこの映画を上映したいと思ったのは、施設の子たちを可哀想と思って欲しいわけではなく、福祉政策の課題を糾弾することでもありません。ここに映されているのは一般的で普遍的な大人と子どもの関係です。ごくふつうの保護者がこの映画を見て、自分の子育てのあり方を少しでも振り返ってもらえればと思ったのです。

パネリストのお二人と司会のMさんはしっかりとそうしてくれました。実際にいろんな方から、アフタートークでより映画の理解や感動が深まったという声を聞きました。ただ、アフタートーク終了が21:10と遅かったため、映画だけ見て帰ってしまう人が多かったのは気になりました。

来場者からの質問受付

打ち合わせでは会場からの質問をどう受け付けるかが話題になりました。あらかじめ「トークでの質問」というペーパーに記入してもらい、司会が選別してパネリストに振るという方法がいいのではとなりましたが、結局、時間がなくて手を上げてもらう方法になりました。

しかし、なかなか質問する人がいなくて2名にとどまったのが残念です。今後は会場とのやりとりがもっと活発になるような工夫をして行きたいと思いました。

cp.8 イベント終了時に必要なこと

うちあげ会

やはりイベントをやったら打ち上げはしたいものですよね。スタッフと映画関係の人や来てくれた知人と、映画について語り合いたいものです。私たちも近所の居酒屋でやりました。

しかし、残念だったのがイベントの終了が10時過ぎで、それから宴会でしたので、ちょっと飲んだらもう終電という時刻だったことです。次回はもっと早めに始めたいです。

報告書を作成する

上映会が終了した翌日は充実感でいっぱいでしたが、すぐにやらなければならないことがあります。後援をいただいた新宿区に完了報告を提出しなければなりません。新宿区に提出した報告書は以下です。

ファイルを参照

• 後援事業の完了報告書（区役所の書式）
• 報告書（団体の書式）
• 収支表
• アンケート集計結果

完了報告はイベント終了から1週間以内にと言われていましたが、先方から上映料の確定、物販の会計などの連絡待ちがあり、しかも年末年始を挟んでだったので、提出できたのは2週間後でした。同様の報告書を共催団体と協力団体にも郵送しております。

上映料の支払い、物販の処理

上映が終わったら配給会社に参加人数と販売したパンフレットと書籍の部数を報告して、支払金額を連絡してもらわなければなりません。あらかじめ送ってもらった定型フォームに記入してメールで送信。3日後に連絡がありました。銀行でその振込を使用としたら500円玉が多すぎでATMでは出来なかったのは勉強になりました。その後、残りの書籍を発送して完了です。

収支の結果を作成する

実際の収支が計画と違うのは仕方ありません。大幅な違いがなければいいのですが、計画にない項目や金額が大幅に違う場合は説明書きをつけるべきでしょう。助成を受けている場合は、返金を求められる場合もあると聞いています。

領収書の保管

収支には各項目の領収書などの裏付けが必要です。すべてのレシートは保管しておかなければなりません。また、交通費は、支払った本人に領収書を書いてもらう必要があります。

領収書やレシートは提出する必要はありませんが、求めに応じていつでも提出できるようにしておく必要があります。保管期間は一般的には3年間と言われています。

アンケートの集計とアーカイブ

いろいろな自主上映会やイベントでアンケートを書くように求められますが、たいてい主催団体の内部でだけ情報共有されている場合が多いと思います。私は、それではもったいないと以前から感じていました。

なのでこの上映会では、アンケートの集計結果を1週間後にfacebookページで公開しました。また、アンケートのコメントも2ヶ月後にfacebookページで公開しております。

https://www.facebook.com/tonaru.hito.shinjuku

いかがだったでしょうか。ひとりの思いつきから始めたイベントを、何人かの仲間を集めて、地元の地域センターでやったらこうなったという参考にしていただければ幸いです。

私はこの経験があまりに楽しかったので、また今年もやろうと計画しています。そして、これからもできれば年に1回はどれかの映画を上映したいと思っています。そのために今日も各地の自主上映会を巡っております。世の中には同好の士が多いものだとあらためて感じています。

ご意見、ご質問、間違いのご指摘など歓迎です。いつでもご連絡ください。今後ともみなさまの活動が実り多いものであることをお祈り申し上げます。

（2015年5月 千野雅則）