メールフォームの3つの方法

ボランティア活動にとって広く一般から参加を募るなら申し込みフォームは欠かせません。しかし、この設置は意外と簡単ではなく、知識のある人に頼んだり業者さんに発注することが多いのです。

その方法には以下の3種類があります。

① メールフォーム作成サービスを使う
② ブログシステムのプラグインを使う
③ CGIプログラムをサーバーにインストールする

いずれも手間や専門知識、コストの点で一長一短あります。

どれかを選択するときに大事なこと

さて、メールフォームの設置を検討する上で重要なことがいくつかあります。

まずは質問項目の作成の容易さです。最近ではテキストボックス、選択肢、メールアドレスなどの質問項目をドラッグ＆ドロップで設置したり、並べ替えできるものがあります。

そして、各項目について必須や選択肢を設定することになりますが、これもクリックやテキスト入力可能なものもあります。

次に、SSL（暗号化通信）対応です。個人情報をウェブ画面に入力させるのですからセキュリティが気になりますが、SSL対応なら暗号化されているので安心です。

受け取った情報をダウンロードできることも重要です。メールでのみ受け取ると、後で氏名や住所などをエクセルに一件ずつコピー＆ペーストしなくてはなりません。しかし、CSV形式でダウンロードできるとデータがそのままエクセルで開けるので手間が大きく違います。

最近ではスマホでウェブを見ることが急増しています。
メールフォームもスマホや携帯対応することが必要ですが、PC用、スマホ用、携帯用と3種類のフォームを作るのはかなりの手間です。そこで、PC用を1種類作れば自動的にその他の形式に変換してくれるものが便利です。また、最初から3種類のプラットフォームに対応した構造（レスポンシブデザイン）で作るという方法もあります。

登録する人にはサーバやデザインを気にする方もいます。ある活動について興味を持っても、申し込みフォームが別のサーバにあって、まったく違う画面デザインになると心配になってやめてしまうのです。

なので申し込みフォームは活動と同じサーバにあって、説明と同じデザインの中に設置できるのが望ましいでしょう。メールフォームサービスの中にはインラインフレーム（iframe）という方法で、ウェブサイトの中にそっくりはめ込むことができるものもあります。

３つの方法を比較検討

それでは以上の点から前に挙げた3種類の方法を比較してみましょう。できるだけ無料の製品を選択してあります。

①メールフォーム作成サービス

代表的サービス	フォームメーラー
参考リンク	http://www.form-mailer.jp
質問作成方法	ドラッグ＆ドロップ対応
SSL対応	あり
データのダウンロード	CSV形式
返信メール対応	あり
スマホ、携帯対応	PC、スマホ、携帯用に自動生成
設置サーバ	フォームメーラーのサイト、インラインフレーム可能
デザイン	既存のテンプレートから選択
料金	無料、ただし広告付き（有料プランの場合は広告なし）
設置の手間・知識	ほぼ不要

②ブログのメールフォームプラグイン

代表的プラグイン	WordPress + Contact Form 7
参考リンク	http://contactform7.com/ja/ http://ja.wordpress.org
質問作成方法	ドラッグ＆ドロップ対応
SSL対応	設置サーバによる（ない場合は自分で設置）
データのダウンロード	なし（別途プラグインあり）
返信メール対応	あり
スマホ、携帯対応	なし（別途プラグインあり）
設置サーバ	自前の（レンタル）サーバ
デザイン	自由に作成可（HTML, CSSによる）
料金	無料
設置の手間・知識	ウェブ制作の知識（HTML, CSS）が必要。それなりに手間もかかる。

③メールフォームCGIをサーバーにインストールする

代表的製品	メールフォームプロCGI
参考リンク	http://www.synck.com/contents/download/cgi-perl/mailformpro.html
質問作成方法	HTMLで作成
SSL対応	設置サーバによる（ない場合は自分で設置）
データのダウンロード	CSV形式
返信メール対応	あり
スマホ、携帯対応	スマホ用は自分で作成、携帯不対応。
設置サーバ	自前の（レンタル）サーバ
デザイン	自由に作成可（HTML, CSSによる）
料金	無料
設置の手間・知識	ウェブ制作の知識（HTML, CSS）に加えてウェブサーバの知識が必要。 慣れていなければかなり手間がかかる。

「返信メール」は入力した方に確認メールを送る機能です

ボランティア活動のマネージャはウェブの専門家ではありませんから、②や③にするなら業者さんに発注するか、どなたかにプロボノをお願いすることになるでしょう。ただ、お願いするにしてもどのくらいの知識や手間が必要なのか知っておくことは必要です。

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メールフォーム作成サービスに決める前に

できるだけ低コストで性能の高いメールフォームをつくるなら①がいちばんです。しかし、この場合に配慮しておくべきことがあります。

それは、①質問項目の数、②受信できるメールの数、③データを保管できる期間、④広告の大きさや内容です。

メールフォーム作成サービスはビジネスですので収益を必要とします。無料のサービスの場合これは広告収入になります。また、無料のサービスを有償サービスへの導入として位置づけていることが多いです。

フォームメーラーの無料サービスの場合は、質問項目数は7個、受信できるのは毎時50件まで、データ保管期間は6ヶ月となっています。また、広告が各メールフォームの下段に設置されます。使用にあたってはこれらが活動の運営に適合しているのかの検討が必要です。

今日ではウェブは自分でつくるものではなく、既存のサービスを利用するものという見かたが一般化しつつあります。特にメールフォームのような一般的なものであれば、他にも多くのサービスがあります。

これまで国内で最も人気のあるフォームメーラーに絞って検討しましたが、海外には多くの優れたサービスがあります。例えばGoogle Appsのメールフォームは安定性が高く、使用制限がありません。ただし、一部の携帯電話で表示されないなどの問題があります。

私は、まだ正式公開されてませんがスマホやタブレットPCに特化した、スマートでエレガントなフォームを作れるTypeformに注目しています。参加申し込みフォームとしてはオーバースペックですが、活動後の満足後アンケートとしてはかなり有望ではないかと思っています。次回はこれについて詳しく見ていきます。