メーリングリストを使おう。

メーリングリスト利用の課題

今日では携帯やスマートフォンでメールをやりとりするのは普通ですから、PTAや父母会でメーリングリストを使用することのハードルはかなり低くなりました。

ところが、実際にこれを導入しようとするといつも課題になることがあります。いわく、セキュリティが心配、深夜にたくさんメールが来たりしないか、予算はかけられない、などなど。

これらほとんどの課題は、どのメーリングリストを選択し、どのように設定するのか、どのような運用ルールにするかで解決するのです。

また、メールを使えない人がいる(かもしれない)ことを指摘する人もいます。

もし100人のメンバー中、メールを使えない人が10名いたら、その10名には役員が電話やファクシミリなどオフラインで対応すればいいのです。10名の不便を理由に90人の利便性を犠牲にすることはありません。


コミュニケーションかアナウンスメントか

メーリングリストはコミュニケーション(双方向)ツールです。一方でメールマガジンはアナウンスメント(一方向)なツールです。

メーリングリストの場合、メンバーの誰かの投稿はその他のメンバー全員に送られます。

メンバーは役員よりも知識やルールの点でルーズですから、深夜に全員に知らせる必要のないメールを何通も送ってしまうことがあります。また、ちょっとしたきっかけで炎上してしまうこともあります。

こうしたことからメーリングリストは、PTAではコミュニケーションツールとして使わないという考え方があります。私もその意見に賛成です。

役員メンバーだけのように、ある程度見知っており、やりとりが必要な場合はいいでしょうが、クラス全員が対象であればアナウンスメントツールとしてのみ使うべきだと考えます。


しかし、多くのメーリングリストサービスは、そのままではアナウンスメントツールとして使うことはできません。メルマガ配信に特化したサービスは料金の面などさまざまな不都合があります。

ちなみにPCや携帯からCCやBCCでメール送信するという方法もあります。しかし、実際にやったことがある方は分かるでしょうが、これはかなりの手間がかかり、失敗も起きやすいものです。メーリングリストならひとつの宛先にメールすればいいのです。

それでは無料で使えるメーリングリストサービスを比較してみましょう。(以下、2013年4月現在の情報です)


メーリングリストサービスの比較

いくつものメーリングリストサービスがありますが、事業の継続姓、システムの安定性、システムの機能、料金などを考えると以下の3つのサービスになるでしょう。

実際に多くのPTAやボランティア活動で使われており、検索すればかなりの情報が出てきます。

名称 Yahoo!グループ* Googleグループ freeml
ホームページ http://groups.yahoo.co.jp https://groups.google.com http://www.freeml.com
管理者のアカウント登録
メンバーのご招待
メンバーの直接登録
投稿者を管理者のみにする 不可
メンバーの上限 なし(1日 100人) 100人(有料サービスは無制限) なし
過去の投稿メール表示 あり あり あり
メール内広告 あり なし あり
料金 ¥0 ¥0 ¥0

*:「Yahoo!グループ」は2014年5月末でサービス廃止というアナウンスメントがありました。

メーリングリストにメンバーを登録する方法には「メンバーを招待」と「メンバーの直接登録」があります。

「メンバーを招待」の場合、管理者がメンバーのメールアドレスを登録するとそのメールアドレスを使って参加の意思を確認します。これはそのサービスがスパムメールを送るのに利用されないためです。

「メンバーの直接登録」の場合、管理者が登録したメールアドレスを本人の確認なしに登録します。この場合、1回の登録数の上限を定めていたり、画像文字チェック機能を設けています。

「投稿者を管理者のみにする」は管理者だけがメール登録できるようにする機能です。これができればメーリングリストをアナウンスメントツールにすることができます。


Yahoo!グループは利用者が多いので情報が多い、freemlはアンケートや予定調整などその他の機能が多いという特徴があります。私のおすすめは、初心者がゼロから設定するならfreeml、サービスの高機能性と安定性ならGoogleグループです。

メールにもマイページにも広告がつかないのはGoogleグループだけです。メンバーの上限が100人ですが、PTAや父母会であれば十分ではないでしょうか。もし、不足であれば別にいくつかグループを作って運用すればいいのです。

まずGoogleグループの各種設定を見てみましょう。それからfreemlもやってみます。

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